生产力专家戴维·阿兰建议，每个会议都要以“最大的成功声明”开始，一个清楚的对会议可能得到的最佳结果的定义。申明理想的结果常常激励与会者并让会议更加有产出性。至少，它给出了一个每个会议都需要的专题：目标。

在会议开始前，通过写一个日程安排来让所有的人都明白会议的目标。如果你是个拖沓的人，在你召集会议前就写好日程。（这个练习也会帮助你确认是否开个会是有必要的，以及谁应该参加）。包括你的团体将需要讨论的或者将要决定的任何事情，但是要简短，使用子弹头那么短的词语代替整段的句子。清楚地写明谁将是日程上每一部分的主持人，每项活动具体是发布最新消息、讨论还是需要进行集体决定的行动。

提前一天把会议日程通过电子邮件发送给你的同事们，这样那些说不的人将有机会提前在私下把他们的反对意见与你交流——而不是在会议上。（如果有必要，你还会有时间把他们的建议包括进修改的日程中。）永远把日程放在电子邮件主页内容中发送；如果你使用的是附件发送，人们会嫌麻烦不打开它。以一种可以提高紧迫度和重要性的方法组织你的会议日程语言。一个这样的短语这个季度的销售挑战比销售季度最新动态更加吸引人。

你希望让人们感兴趣，伯尔特·戴克尔说，他作为交流顾问为西门子、嘉信理财、以及众议院议员南悉·佩洛西工作过。“它给他们一个你要做到什么地步的向导。它有观点并且有行动步骤。你对他们向什么方向走给予影响，并不仅仅是通知他们。”

在有更多人参与且花费更多时间的大会议上，通过给不同题目限制规定的时间而给谈话一个清晰的结构。戴尔克建议用奇数时间——比如，是25分钟而不是30分钟——来显示你对于坚持遵守精确的日程安排是严肃认真的。

为了增加参与性，可以考虑给每个人一个角色或者任务。团队领导和那些在某一领域的专家应该对应用于他们那个领域的议程项目进行控制。对于比较长时间的会议，如果覆盖某一分会场的内容与某些人没有关系，安排他们不去参加那部分会议，这样他们可以回到自己的工作中去，而不用一直等在那里听完全不相关的内容。

必须的辅助材料

与会者的工作

当组织者把其他的人也拉进来帮助处理具体事务的时候，会议会进展得更加顺利。这也是让同事们参与的好方法，否则他们不是瞪着窗外发呆就是玩弄黑莓手机打发时间。

时间守护者：让会议的开始和结束依照日程安排进行，提醒主持人什么时候议程项目超过了他们规定的时间。

记录者：记录都说了些什么，如果需要的话，写会议纪要。

写白板的人：在头脑风暴阶段，把大家的主意写在白板上，一定要把所有的主意都写上，无论头一眼看上去让人感觉有没有希望。